Independientemente del sector empresarial en el que se ubique tu negocio y el tamaño de tu empresa, te presentamos un sistema de selección de proveedores a través de 5 sencillos que seguro garantiza la consecución exitosa del proceso.
La selección de un nuevo proveedor: una tarea realmente complicada
Actualmente, debido al alto volumen de ofertas y propuestas comerciales que recibimos procedentes de los más diversos sectores, se antoja bastante complicado poder elegir al mejor proveedor para integrarse en un proyecto o para solucionar una necesidad interna (administración, comercial, backoffice, etc.)
Encontrar al proveedor adecuado puede ser clave en el resultado final de un proyecto o en la propia gestión empresarial.
5 pasos para la sección del proveedor idóneo
Te presentamos 5 pasos que podrás abordar de forma cronológica y que te ayudarán a seleccionar el proveedor que realmente estás buscando.
1.- Definir las Necesidades del Proyecto o necesidad de servicio
Esta comprensión incluye establecer los requisitos claves:
- Establecer el problema principal que solucionaría el proveedor.
- Objetivos primarios que cubrir.
- Limitaciones que puedan afectar a la consecución de objetivos.
- Sistema de medición de la consecución de objetivos.
- Análisis del entorno.
- Presupuesto disponible.
- Plazo de entrega.
Cuanto más precisa sea la definición de los requisitos citados más puntos de análisis y chequeo podrás aplicar a las propuestas que recibas. En esta primera fase, documentar de forma precisa estos requisitos será fundamental.
El documento de definición que estamos desarrollando en esta primera fase es conveniente que sea compartido con todos los involucrados en su desarrollo y consecución, ya sean departamentos, empleados o incluso proveedores.
2.- Investigar y Evaluar Proveedores Potenciales
En este segundo paso realizaremos una investigación detallada de la oferta disponible en el mercado. Este paso es esencial para alcanzar una primera pre-selección de posibles proveedores que cumplan con los criterios establecidos en el punto 1.
Subdividiremos esta fase de investigación en dos pasos:
- Información directa: es la información que nos proporcione el proveedor de forma directa a través de sus canales de información corporativos: página web, perfiles de redes sociales, información telefónica, presentación y propuesta comercial recibido por correo, visita presencial de un comercial, presencia en ferias, vídeo demostrativos, etc.
Esta información directa nos dará datos clave con los que podemos clasificar al proveedor: volumen de empresa, experiencia, capacidad consultiva, experiencia de equipo comercial, capacidad técnica, tipo de instalaciones, certificaciones, homologaciones, calidad de trabajos, tipo de clientes, reputación, ubicación geográfica, garantías ecológicas y medioambientales, etc. - Información indirecta: es aquella información del proveedor que obtendremos de diferentes medios no corporativos, es decir información que no nos proporciona directamente el proveedor. En este tipo de información el proceso de investigación un poco más laborioso, pero también muy valioso y eficaz. Podremos incluir dentro de este punto reseñas públicas, recomendaciones, foros, citas en redes sociales, opiniones de otros clientes, consultas públicas de resultados económicos y accionariales, etc.
3.-Propuesta comercial
Ha llegado el momento de solicitar una propuesta comercial a los proveedores ya pre-seleccionados. Intenta que no sean demasiado numerosos, a lo sumo 3 ó 4.
Solicita una propuesta detallada que incluya de forma clara e inequívoca:
- Presupuesto cerrado (procura que no sea aproximado para evitar sorpresas)
- Plazos de ejecución y garantías
- Proceso de producción
- Muestra de materiales a utilizar (en caso de ser proyectos de carácter físico)
- Garantía de calidad
- Detalle del equipo que formará parte del desarrollo del proyecto
En este punto, la capacidad de respuesta también será clave en la elección final.
4.-Visitas y entrevistas
Para obtener una comprensión más profunda de cómo opera internamente cada proveedor y así dar el visto bueno definitivo a su idoneidad es recomendable realizar una visita a sus instalaciones y llevar a cabo un pequeño trabajo de campo.
Esta visita nos dará información de primera mano sobre el funcionamiento interno de la empresa, su volumen, su capacidad técnica, sus instalaciones, la facilidad de trato de su personal, etc.
Aprovecharemos esta vista presencial para terminar de acordar los pocos detalles del proyecto que puedan haber quedado sin discutir.
5.-Toma de decisión informada
Después de haber completado todos los pasos anteriores, llega el momento de alcanzar una decisión informada sobre qué proveedor idóneo. Esta decisión debe basarse en una evaluación cuantitativa y cualitativa de todos los factores anteriores. Trata de plasmar un ranking comparativo puntuando todos los hitos analizados.
Es conveniente que la decisión, independientemente de a quién corresponda tomar, trate de ser consensuada con los diferentes actores involucrados de nuestra empresa. De esta forma la percepción inicial de la sección será siempre mejor recibida internamente.
Una vez tomada la decisión recomendamos una comunicación rápida, clara y trasparente con el seleccionado para garantizar una colaboración exitosa a lo largo de todo el proyecto.
Recuerda agradecer al resto de proveedores tanto su tiempo como su esfuerzo. Es una agradable deferencia que es muy valorada: nuestra reputación también se obtiene de estos pequeños detalles.
Conclusión
Seleccionar el proveedor idóneo es un paso muy importante para el éxito de cualquier proyecto, pero si estamos hablando del sector de la comunicación gráfica esta correcta elección se antoja realmente vital para conseguir que el resultado final supere las expectativas iniciales.
Al seguir estos cinco pasos, te garantizas en un alto porcentaje el éxito del proyecto. Resultados de alta calidad, entregados a tiempo y dentro del presupuesto establecido. Con un proveedor confiable a tu lado, podrán enfrentar cualquier desafío en el ámbito de la comunicación gráfica con confianza y tranquilidad
