Punch Out Leroy Merlin

Automatización de operativa de órdenes compra de material gráfico para puntos de venta Leroy Merlin

Introducción

A la marca Leroy Merlin la identificamos todos como uno de los más conocidos big player de venta retail de productos de construcción, reforma y decoración.

Su presencia en España se encuentra repartida en multitud de puntos de venta. Éstos pueden ser grandes espacios comerciales propios, comercios de conveniencia o puntos franquiciados.

En Comunicación Gráfica Alborada gozamos hace ya unos años de la confianza de Leroy Merlin como cliente de referencia. La demanda se puede centrar en piezas específicas de campaña o elementos gráficos igualmente necesarios que son usados frecuentemente por los puntos de venta.

Según la relación entre Leroy Merlín y Comunicación Gráfica Alborada se ha ido estrechando, la necesidad de mejorar la gestión de los pedidos ha ido creciendo.

Punto de partida

El uso de una gran cantidad de consumibles gráficos por parte de los diferentes puntos de venta Leroy Merlín, fue generando, poco a poco un colapso en la correcta tramitación de las órdenes de pedido de este tipo de material servido por Comunicación Gráfica Alborada.

La cadena de tramitación de pedidos se hizo más densa y menos flexible.

Conscientes de la necesidad de optimizar el proceso, Leroy Merlin quiso identificar los diferentes puntos de mejora que quedaban distribuidos por toda la cadena de pedido.

Fue entonces cuando Leroy Merlín y Comunicación Gráfica Alborada establecieron un grupo de trabajo mixto que identificara, con la ayuda de una auditoría previa, los puntos a mejorar y las soluciones a implementar.

Identificación de objetivos del proyecto

Antes de activar cualquier equipo de trabajo y desarrollo se debían establecer claramente los objetivos del proyecto. Éstos quedaron identificados en:

Automatización y escalabilidad
Tramitación unificada
Flujo detallado de validación
Control presupuestario
Ahorro de costes
Reducción de errores de tramitación
Reducción de errores de factor humano
Celeridad y optimización tanto en la fase de petición como en la fase logística
Unificación de información
Facilidad de acceso a la solicitud de compra

La propuesta

Con los objetivos bien definidos, la propuesta que optimizaría la situación de partida estaba clara: un canal online centralizado de órdenes de compra.

Este tipo de sistemas centralizados de órdenes de compra que ya es utilizado tanto por grandes compañías como por medianas y pequeñas empresas recibe el nombre genérico de Punch Out o roundtrip. Una excelente solución para centralizar catálogos de venta.

En este caso, el sistema Punch Out debía responder a las más altas expectativas de todos los actores involucrados que de forma cronológica entraban en el proceso de órden de compra de cualquier elemento de producción gráfica:

Primer actor. El punto de venta: Desde cualquier punto de venta de Leroy Merlín distribuido por cualquier lugar de España debería ser posible, a través de acceso con un PC corporativo, solicitar una necesidad de suministro gráfico elegida de entre el catálogo completo que la marca pone a disposición de los comercios. La solicitud debía ser tramitada sobre un interfaz común de forma única, inequívoca y con reporte de confirmación
Segundo actor. La central de compras Leroy Merlín: El departamento de Compras de las oficinas centrales de la marca tendría que recibir al instante la petición de pedido procedente de su punto de venta así como poderla gestionar con un simple proceso de validación o denegación. Este proceso debería ser rápido y automatizado ahorrando al máximo el tiempo de gestión con el fin de poder dar salida a multitud de solicitudes casi de forma inmediata.
Tercer actor. Los equipos de administración y producción de Comunicación Gráfica Alborada : Una vez validado el pedido, la orden de producción llegará a los departamentos involucrados en su producción y distribución. El objetivo es que entre este paso y primero pase el menor tiempo posible y que a su vez sea inequívoco, optimizando así el flujo de producción y entrega.

El reto

Al ser una solución basada claramente en la automatización, los departamentos de IT de ambas compañías entran a formar parte del equipo de trabajo de desarrollo de la solución.

El principal reto fue interconectar los entornos tecnológicos de ambas compañías, hecho este que requería en algunos casos el desarrollo de diferentes puentes de conexión entre sistemas.

La buena preparación técnica de los diferentes departamentos así como el buen entendimiento y predisposición mostrado fueron la clave para que el reto principal se transfomara rápidamente en un punto de apoyo clave en el desarrollo de la solución.

La solución

La interfaz frontend de la solución fue desarrollada por el departamento de IT de Comunicación Gráfica Alborada que no olvidó en ningún momento la necesidad de que el aspecto visual se adaptara correctamente a las directrices corporativas de Leroy Merlín.

Posteriormente y de forma sencilla, la herramienta fue adaptada a los sistemas de gestión interna de Leroy Merlín para dar funcionamiento a los diferentes flujos de información.

la solución final desarrollada se reflejaba en una herramienta online de excelentes características técnicas:

Multi-acceso
Rápida y actualizable
Estable
Fácil de usar
Atractiva visualmente
Muy práctica
Actualizable de forma transparente al usuario

Sin duda una excelente solución, vigente actualmente que sigue retroalimentándose tanto técnica como comercialmente gracias al feedback diario de ambas compañías involucradas.