Ahorra tiempo y maximiza tu eficiencia con nuestra automatización gráfica
Automatiza tus procesos recurrentes de impresión y ahorra tiempo con soluciones digitales centralizadas.
¿Cuántas horas dedicas al cabo del mes en gestionar en tu empresa pedidos “business as usual” relacionados con impresión gráfica? Seguramente muchas más de las que te gustarían.
Este tiempo vuela cuando todas estas peticiones se tratan de forma unitaria y sobre solicitudes no automatizadas: correos, órdenes de pedido diferentes, llamadas telefónicas, mayor margen de error humano, gestión sobre diferentes plataformas y proveedores, validaciones, etc.
Es posible estandarizar y automatizar este tipo de tareas manteniendo el control presupuestario y el flujo detallado de validación mientras se reduce el tiempo que se dedica a cada tipo de tarea.
Cada vez más empresas se han dado cuenta de la necesidad de implantar procesos que ahorren tiempo, dinero y reduzcan los errores al máximo.
Pero… ¿cómo abordar esta automatización? En este artículo te esbozamos las principales fases para abordar un proyecto de automatización de procesos de impresión gráfica que, dicho sea de paso y guiados por nuestra experiencia, suele ser mucho más sencillo de lo que muchos responsables de compras y producción suelen creer.
Puntos claves para la puesta en marcha de un proyecto de automatización de procesos de impresión gráfica.
La mayoría de los proyectos de implantación de automatización de órdenes de pedido recurrentes de impresión gráfica comparten una serie de hitos secuenciales donde las sinergias de trabajo son imprescindibles. Sinergias que se deben abordar por todos los actores involucrados en el proyecto: por un lado, por el equipo interno de la firma (representado por Compras, Tecnología, Producción y Logística) y por otro lado por el partner de impresión gráfica capaz de ofrecer una solución tecnológica a la altura de las necesidades y requerimientos exigidos.
Auditoría inicial
Antes de implementar cualquier solución de automatización es imprescindible llevar a cabo, por técnicos especializados en impresión gráfica, una auditoría como punto de partida de proyecto.
Esta auditoría identificará correctamente las necesidades, el punto de partida y el objetivo final.
La primera fase de auditoría consultiva de la que hablamos puede ayudar a identificar tareas donde se podrían estar duplicando esfuerzos y otras donde no se están aplicando los flujos de trabajo correctos.
Esta fase ayudará también a identificar puntos críticos de mejora en los que, con una integración más sencilla, se podría estar ahorrando tiempo a la vez que obtener precisión en los flujos de trabajo.
Este primer paso es clave para replantear desde cero el flujo de trabajo y mejorar significativamente la operativa de solicitud de peticiones.
Con una metodología consultiva, el proceso de impresión se convierte en un flujo automatizado, reduciendo errores, optimizando costes y permitiendo a los profesionales del sector centrarse en su core business.
Ventajas de centralizar y automatizar todos los pedidos de impresión gráfica recurrente
La impresión gráfica es, a menudo, percibida como una mercancía; sin embargo, su gestión estratégica puede liberar al equipo interno de tareas administrativas repetitivas así como disminuir errores y, en última instancia, ahorrar costes.
Un modelo de gestión centralizado puede ofrecer ventajas significativas:
- Optimización del tiempo: Con un sistema que centralice todos los pedidos y materiales gráficos, evita el trabajo extra de múltiples negociaciones y revisión con diferentes proveedores.
- Reducción de errores y costes: Al automatizar cada etapa, la probabilidad de errores se reduce, y el control de calidad se realiza en un solo paso que asegura consistencia.
- Acceso en tiempo real: Con una interfaz única, moderna y actualizada, se tendrá siempre el control de todo el catálogo de materiales gráficos, para que siempre esté disponible en el momento que se requiera.
Los sistemas Punch out como sistemas de automatización
En los últimos meses, los sistemas punch out se han erigido como la mejor forma, y más sencilla, de implantar la automatización de procesos de órdenes de pedido: tanto para grandes corporaciones como para mediadas y pequeñas empresas.
¿Qué es un sistema Punch Out y cómo mejorar el proceso de impresión?
Un ejemplo de cómo una solución de impresión centralizada puede marcar la diferencia es la implementación de sistemas Punch out (también conocidos como roundtrip).
Un sistema Punch Out permite que el catálogo de productos y servicios del proveedor se integre directamente en la plataforma de compras del cliente. Este sistema garantiza que cada solicitud fluya sin interrupciones, evitando múltiples aprobaciones y tiempos de espera.
Caso de éxito: El sistema Punch Out en uno de nuestros clientes de referencia
Un ejemplo del impacto positivo de esta metodología es el desarrollado recientemente para uno de nuestros clientes de referencia del sector de gran consumo. Mediante la implementación de un sistema Punch Out, nuestro cliente logró agilizar su operativa de impresión, permitiendo que sus supervisores de tienda pudieran solicitar materiales promocionales de manera rápida y sin errores. Todo ello sin perder la trazabilidad y el flujo de validación de dichas peticiones. Con este sistema, se redujo considerablemente los tiempos de gestión y se optimizaron los recursos dedicados a la impresión gráfica.
¿Listo para optimizar tus procesos de impresión?
La gestión de materiales gráficos puede ser mucho más que una simple tarea operativa. Esta gestión puede convertirse en una ventaja estratégica frente a tu competencia más directa, sobre todo si te apoyas en un partner capaz de entender tus necesidades y ofrecer una solución integral.
Este enfoque permite a tu empresa concentrarse en su negocio principal mientras expertos en impresión se encargan de agilizar cada paso del proceso.
¿Estás considerando cómo optimizar el tiempo que dedicas a la impresión de materiales gráficos?
La clave puede estar en una revisión consultiva y en la integración de una plataforma centralizada que simplifica la gestión, reduce los errores y maximiza la eficiencia de tus procesos.
